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当我们设计好了一个信息系统，正式投入使用之前，还有一项准备工作要做：把系统需要的各种基础数据和期初数据整理好，一次性录入系统。比如，一个制造企业，各种物料有2万多种，为了系统的业务流程正常进行，需要把这2万多种物料以及它们的期初库存事先输入系统。如果全部由人工一条一条地输入，工作量很大；但是因为业务本身不可能停顿，物料的当前库存会随时变化，所以需要在尽可能短的时间内完成这项工作。有没有高效率的解决办法呢？有，我们利用“新建表单”公式，可以做到这一点。
步骤是：
1. 事先整理好所有物料的数据，放在一个Excel文件中。
图 19‑6
2. 按照这个Excel文件一摸一样的格式，建立一个临时的模板，比如叫“物料初始化”
3. 在这个模板上定义一条“新建表单”公式
图 19‑7
4. 填报临时模板，扩充足够的行数，把Excel文件中的内容拷贝粘贴进去，保存。通过“新建表单”公式，临时模板上的每一条数据，被自动报存成一份“物料表”，如下图示意。这种方式，相当于我们一次性地填报了2万多张“物料表”。
图 19‑8
在示例数据库中，提供了一个“物料初始化”模板，演示了上面所说的过程。
