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第6章:管理業務資料(一)

 

本章我們通過建立一個業務單據範本----《訂單》,繼續學習範本的設計,同時會接觸到Excel伺服器的最精彩功能之一----表間公式的定義和應用。本章具體內容包括:

l     定義重復資料項

l     使用動態取值的下拉清單

l     學習表間公式的概念,定義並應用一個簡單的表間公式

l     使用列表選擇資料規範

6.1 定義重復資料項

單一資料項目和重復資料項

 

6-1 訂單表樣

上圖是我們要建立的《訂單》範本的表樣。如前所述,範本上可以填寫內容的那些空白單格稱為“資料項目”。在訂單的表樣上,有表頭----2~4行的客戶資訊、表尾---12行的審批信息,也有明細----7~10行的訂貨產品資訊。我們說在《訂單》範本上,有兩種不同性質的資料項目。

第一種,即表頭和表尾處的空白單格,為“單一資料項目”。它們的特點是在一份表單上只出現一次。比如C3:F3處的“客戶名稱”,一份訂單上只能有一個“客戶名稱”。

第二種,即明細中的空白區域,為“重復資料項”,它們的特點是在一份表單上會填多次,比如區域C7:C10處的“產品名稱”,一份訂單上會包括多種產品。該區域的每一行的單格的內容都不一樣,但它們都是“產品名稱”。

建立《訂單》範本

1)  建立訂單範本,表樣如圖6-1所示

2)  許可權設置為:

填報許可權:Administrators、銷售員

查閱許可權:Administrators、總經理、銷售部長、銷售員。其中銷售員只能查看本人填報的,其他角色能夠查看全部。

3)  輸入若干Excel公式

單格/區域

公式

作用

H7:H10

=F7*G7

金額=數量×單價

H11

=SUM(H7:H10)

計算合計金額

 

4)  把表頭、表尾定義成單一資料項目,組成資料表“訂單_主表”

主鍵

區域

欄位名

資料類型

必填

填寫規範

其他

C2

訂單編號

文字(20字以內)

 

不清空

 

E2:F2

訂單日期

日期

當前日期

 

 

H2

錄入人

文字(20字以內)

當前用戶姓名

 

 

C3:F3

客戶名稱

名稱或地址

 

 

 

H3

客戶編號

文字(20字以內)

 

 

 

C4:F4

地址

名稱或地址

 

 

 

 

H4

電話

文字(100字以內)

 

 

 

 

C12

審批日期

日期

 

 

 

 

E12:F12

審批人

文字(20字以內)

 

 

 

 

H12

審批意見

文字(20字以內)

 

 

 

 

5)  定義自動編號“訂單編號”,設為“訂單編號”欄位的填寫規範。

定義重復資料項,組成明細表

 

現在來把訂單的明細部分定義成重復資料項。

1)  在訂單範本的設計狀態下,選中區域B7:H10,右擊滑鼠,選擇彈出功能表“定義重復資料項”

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

6-2 選中要定義為重復資料項的區域

2)  彈出如下圖所示的“定義重復資料項”對話方塊,點擊帶圖示的大按鈕【按行】,上方標題行數1,選中“資料區域可向下擴展”,按【下一步】。

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

6-3

3)  選擇“組成新資料表”,命名為“訂單_明細”如圖,按【下一步】

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

6-4

4)  選擇各欄位的資料類型,設置所有欄位必填,點【下一步】。

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

6-5

5)  在下一屏上直接點【完成】,視窗關閉,回到訂單範本的設計狀態。

6)  關閉並保存範本。

填報時擴充明細表的行數

 

在訂單範本的表樣上,我們只預留了4行明細的位置,但實際的訂單可能不只4條明細。因為我們在定義“訂單_明細”的重復資料項時,指定了“可向下擴展”,填報時,工作表的上方會出現“報表操作工具欄”。當輸入焦點進入“訂單_明細”表所在區域時,工具欄中的【增加行】和【刪除行】按鈕可選,如下圖所示。通過這兩個按鈕,可以向明細表增加新行或刪除多餘的空行。

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

6-6 報表操作工具欄

關於“報表操作工具欄”上其他按鈕的作用,我們會在後續的章節中陸續介紹。