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第5章:建立基礎資料(四)

5.4 通過我的工作臺管理資料

通過前面的操作,我們已經“設計”了一個簡單的範本----客戶登記表,現在,我們來“使用”它。

在第3章的練習中,我們建立了一個用戶小宋,他的角色是銷售員。現在用小宋的帳戶xiaosong登錄,自動出現了我的工作臺,它是系統使用者最經常用到的操作介面,資料的填報、修改、刪除等操作都通過我的工作臺完成。

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

5-15 我的工作臺

我的工作臺視窗的左側是一棵功能表樹。點擊“其他”左側的小加號,展開,會看到我們創建的範本“客戶登記表”。可以想像,隨著我們不斷創建新的範本,“其他”中包含的內容會不斷增多。

 

用戶登錄之後在我的工作臺中看到的,只是其擁有許可權的範本,所以,不同部門和角色的用戶,在我的工作臺中看到的功能表內容通常是不同的。範本的許可權由該範本的設計者指定。

 

5.4.1 填報和保存

填報新表單

下麵我們試著填寫一張客戶登記表。(別忘了,我們現在是小宋)

1)  滑鼠單擊我的工作臺左側功能表樹中的“客戶登記表”,會看到視窗上方的工具欄中增加了一個新的按鈕:【新建】。

 

 

 

 

 

 

 

5-16 我的工作臺工具欄

2)  單擊工具欄按鈕【新建】(選擇右鍵功能表【新建】亦可),我的工作臺視窗最小化,在Excel中打開了一張空白的客戶登記表,其視窗標題顯示為“Microsoft Excel – 填報:客戶登記表_V1,等待您填寫。

3)  輸入如下圖所示的客戶資訊

 

 

 

 

 

 

 

 

 

5-17 填報客戶登記表

4)  單擊工具欄上的保存按鈕 ,或選擇功能表“報表à保存”,彈出以下的對話方塊:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

5-18 保存表單

5)  按【確定】。系統詢問是否填寫下一張。

 

 

 

 

5-19 保存後詢問是否繼續

若回答“是”,已填寫的內容清空,螢幕上又是一張新的空白客戶登記表,等待您輸入下一個客戶的資訊,若回答“否”,螢幕內容不變,您可以修改剛才輸入的資訊,再次保存,也可以直接關閉當前檔,結束輸入過程。

6)  重新打開我的工作臺,單擊“客戶登記表”,在右邊窗格中能看到新填的客戶資訊。

資料項目定義的作用

如前所述,填報表單的過程與填寫普通Excel工作簿檔的過程幾乎一樣,但還有一些不同之處。

首先,可能您已注意到,填報表單時,遊標只能在定義了資料項目的空白單格之間移動,這是為了保證範本的格式不會被填報人隨意修改。

其次,所填內容的資料類型必須與資料項目定義時指定的類型一致。例如,我們已經定義了“登記日期”是日期類型的資料項目,如果您在G3單格處輸入“xyz”,系統馬上就會提示您:

 

 

 

 

5-20 提示輸入內容的資料類型錯誤

第三,您按下【保存】按鈕後,系統會自動檢查所有的必填項是否都已填充了資料,回憶憶下第5.3節,我們設定了客戶編號和客戶名稱是必填項,假如您剛才在C2單格處(客戶編號)沒有輸入內容,當您按【保存】時,系統馬上會提示您:

 

 

 

 

 

5-21 檢查必填項

填報的表單不想保存

如果您當前所填的表單不想保存,可直接關閉當前工作簿。為了防止誤操作導致資料丟失,只要用戶關閉正在填報的工作簿,系統都會提示用戶保存。有下面兩種可能的反應。

若某些必填項還沒有填充內容,系統會提示“xxx必填”,按【確定】後,繼續提示“是否強行關閉”,回答“是”,關閉當前工作簿。

若所有必填項都已填充內容,系統會彈出上述的“保存報表”對話方塊,此時按【關閉】,放棄保存,關閉當前工作簿。

5.4.2 查看、修改、刪除

點擊Excel功能表欄中的“報表à我的工作臺”,再次打開我的工作臺視窗,重新單擊一下左側的“客戶登記表”,您會看到在右側窗格中顯示出您所填報的客戶資訊。選中它,您會看到工具欄上出現【查看】、【修改】、【刪除】三個按鈕,右擊滑鼠,會看到同樣的三個彈出功能表項,如下圖所示

 

 

 

 

 

 

 

 

 

5-22 在我的工作臺中查看已填表單

選擇【查看】,我的工作臺視窗最小化,在Excel中打開該表單,但是不能修改任何內容,也不能保存。

選擇【修改】,我的工作臺視窗最小化,在Excel中打開該表單,您可輸入要修改的內容,再次保存。

選擇【刪除】,會詢問您是否真的要刪除,若回答是,該條資訊從我的工作臺中消失。

5.4.3 不同的帳戶、不同許可權

斷開連接,用老李的帳戶laoli登錄,填寫一份客戶登記表,如下圖,保存。

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

5-23

回到我的工作臺,能看到兩條客戶資訊。

當我們選擇編號為“002”的客戶登記表時(注意這條資訊是當前用戶老李本人填的),視窗上方工具欄有【查看】、【修改】和【刪除】三個按鈕。

 

 

 

 

 

 

 

5-24 這條客戶資訊本人可以修改刪除

而當我們選擇編號為“001”的客戶登記表時(注意它不是由當前用戶本人,而是另一個用戶小宋填的),工具欄中只有【查看】,而沒有【修改】和刪除。

 

 

 

 

 

 

 

5-25 這條客戶資訊本人只能查看

斷開連接,用銷售部肖部長的帳戶xiaobz登錄,在我的工作臺中也能看到這兩條客戶資訊。如下圖。請注意看功能表樹中“客戶登記表”旁邊的圖示,和剛才的不一樣。另外注意視窗上方的工具欄,只有【查看】按鈕。這是因為肖部長只有對客戶資訊的查閱許可權,而沒有填報許可權。

 

 

 

 

 

 

 

5-26 對客戶資訊只有查閱許可權,沒有填報許可權