線上學習
About Us

線上文檔

首頁 >>線上學習 >>線上文檔

第16章:資料規範詳解(一)

第16章:資料規範詳解(一)

16.1 自動編號

在第5章,我們初次接觸了自動編號的概念。本節對自動編號資料規範再做一下詳細的說明。本節所用的例子,為示例資料庫中的範本“其他功能演示資料規範發文登記”

16.1.1自動編號的組成

自動編號由若干“段”組成,每段可能是如下四類資訊之一:

 

段類別

說明

系統變數

為與當前用戶有關的內容,包括:前用戶部門編號,當前用戶所在部門,當前用戶所在機構,當前用戶姓名,當前用戶登錄帳號。

 

固定文字

顧名思義,就是定義自動編號時規定好的固定文字內容

日期變數

表示時間相關的資訊,有YYMMYYYYMMYYYYMMDDYYMMDDYYYYYY等格式,在產生編號的時刻,根據當前日期決定

順序號

1開始的順序號,需要規定位元數

 

在示例資料庫中,我們提供了一個例子範本“發文登記”,假設該範本用於登記所有下發的檔,每份下發的檔,有一個系統自動產生的檔號,範本表樣如下:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

16-1 發文登記範本

我們希望在檔號中能體現出來:此檔是哪個部門下發的,是該部門在當年第幾次下發的。例如,財務部2008年第3次下發的檔,編號為“財務部發(2008)第003號”,總經辦2007年第6次發文,編號為“總經辦發(2008)第006號”。分析這個問題我們會看出,檔的編號中必須包含如下資訊:1)發文部門的資訊,2)發文時間(年份)的資訊,3)順序號,由此定義如下的文件編號:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

16-2

如上圖所示,文件編號由6個部分組成。

開頭是系統變數當前用戶所在部門,即,誰來填報“發文登記表”,這裏就是誰所在的部門名稱。

接下來是一段固定文字“發(”;

3部分的年份,是一個日期變數,這個選擇格式為“YYYY”,即填報時刻的年份;

然後又是一段固定文字“)第”;

5部分為順序號,即,同一部門,同一年,下發的檔,從1開始編號,順序遞增,這裏我們規定順序號為3位,這意味著,同一部門,同一年之內,發文的數量最多為999份。

最後,還是一段固定文字“號”。

16.1.2 編號重用

某些情況下,我們可能會要求單據的編號必須連續,中間不能有斷號。

產生斷號的原因有以下兩種情況:一是我們選擇填報一份單據,則產生了新編號,但是最終並沒有保存著張單據,而是直接關閉了,則已產生的編號成了廢號。二是我們刪除了一張單據,則被刪除的單據上用到的編號也成為了廢號。

我們可以選擇通過自動編號的重用方式,使得廢號可以被再利用。如下圖所示。

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

16-3 設置自動編號的重用方式