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第1章:Excel伺服器概覽

1.1 什麼是Excel伺服器

Excel伺服器是一個面向最終用戶的資訊系統設計工具與運行平臺。我們學習Excel伺服器的使用,其目的只有一個:“建立適合需要的資訊系統,實現管理的資訊化”。

資訊管理的任務

說到一個組織中的資訊管理,通常涉及到以下幾方面的內容

 

首先,是資訊的形式載體----資訊是什麼樣的?以什麼形式體現出來?在企事業單位中,通常是一些表格、單據,形式多種多樣,有紙制的,也有存儲在電腦裏的word文檔、Excel檔等等。

其次,是資訊的傳遞和共用----哪些人應當擁有哪些資訊,何種資訊應當在何時傳達到何人。在企事業單位中,這些內容通過對職能許可權的規定,工作流程、審批制度的建立、執行和監督得以體現。

第三、資訊的加工。如計算、統計、分析等等。

第四、資訊的歸檔、保存。有原始單證的保管,也有數位化的存儲,或兩者並存。

Excel伺服器與資訊管理

在上述資訊管理的各個環節中,Excel伺服器軟體又是怎麼做的呢?

Excel伺服器用人們熟悉的試算表軟體Excel作為主要的操作介面,把各種單據、報表等做成“範本”(範本的概念後面詳述),然後相關人員就可以在Excel中錄入資料。如下圖,輸入一份訂單,就像操作一份普通的Excel檔一樣。

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 1-1 Excel伺服器用Excel作為主要操作介面

 

Excel伺服器是一個網路應用程式,安裝的時候,我們選定一台電腦做“伺服器”,在服務上要安裝資料庫,其他的電腦做“客戶機”。在客戶機上通過Excel(企業版還可以通過網頁)錄入的資料,都統一保存到伺服器的資料庫中。

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

圖1-2 Excel伺服器的資料集中存儲在資料庫中

 

通過對“範本”進行許可權設置,可以精確設定不同職能崗位的人員對資訊的訪問許可權,在資訊共用的同時保證安全。

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1-3 規定資訊訪問許可權

還可以定義工作流,規定表單的流轉順序,把規章制度落實到電腦系統中,杜絕人為操作的隨意性。

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 
 1-4 用圖形化的方式定義工作流程

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1-5 表單按“流程”流轉

 

至於資訊的加工,我們知道Excel本身有著優秀的計算能力,但局限於一個工作簿檔之內或幾個工作簿檔之間。Excel伺服器把Excel的易用性、計算能力以及大型資料庫的資料管理能力有機結合起來,通過在範本上定義“表間公式”,使得各種統計、匯總工作能夠自動完成。

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1-6 利用表間公式,自動完成統計匯總工作

簡而言之,Excel伺服器提供了一種試算表Excel的網路化應用模式。在這種模式下,用戶依然用熟悉的Excel做著自己熟悉的工作,但是背後的事情發生了變化:資料集中統一管理了,操作簡單了,許可權嚴格了,資訊傳遞規範了,大量耗時耗力匯總統計工作自動化了-------原來分散孤立的一個個Excel工作簿不見了,我們擁有了一個完整的管理資訊系統!

 

1.2 Excel伺服器能做什麼

那麼,Excel伺服器是一種什麼軟體呢?財務軟體?進銷存軟體?ERP系統?OA系統?CRM系統?……,都不是,但是您可以把它變成自己的財務軟體、進銷存軟體、ERP系統、OA系統、CRM系統,……,等等。

也就是說,Excel伺服器是一個工具和平臺,它提供了一個資訊系統的框架,但沒有預先設定具體的業務模組,需要您把自己實際業務中用到的單據、表格等做成一個個“範本”,加入到框架中,這樣逐步搭建出自己的系統。

Excel伺服器是為企事業單位中的管理人員和業務人員設計的工具,不是專門供IT專業人員使用的,他不要求您掌握過多的電腦專業知識。會使用Excel,就會使用Excel伺服器,懂得業務需求,就能做資訊系統。目前,Excel伺服器的用戶廣泛分佈於政府、電信、電力、金融、製造、貿易、服務、軍隊、科研文教等各行各業,其中絕大多數都是由企事業單位自己的管理人員和業務人員把資訊系統建設起來的。

另外,有許多企事業單位已經應用了各種管理軟體,但仍有滿足不了的需求,或不好用、難維護的煩惱。Excel伺服器提供了“外部資料源”的功能,具備與外部資料集成的能力,所以可應用Excel伺服器彌合其他軟體的不足和空白,消除資訊孤島,實現企業應用集成。

 

1.3 如何學習使用Excel伺服器

軟體是看不見摸不著的,瞭解軟體的作用和價值,唯一的方法就是實際地使用它。我們可以從開發商----北京勤哲軟體技術有限責任公司(以下簡稱“勤哲軟體”)的網站上下載試用版,實際地體驗。

1.3.1 企業版和標準版

Excel伺服器目前有標準版和企業版兩個版本。它們都可以在局域網中使用。不同之處在於:

1)企業版的功能比標準版多:

企業版包含一個遠端填報網站,可支援用戶通過流覽器填報表單。特別適合有外地分支機搆需要遠端上報資料的情況。

企業版包含短信中心功能,可通過手機短信提醒工作流待辦事宜。

 

2)企業版對伺服器的軟體運行環境的要求比標準版高,需要安裝的支撐軟體多一點。

1.3.2 客戶機與伺服器

Excel伺服器是一個網路應用系統。我們要選擇一台電腦作為“伺服器”,其他的電腦作為“客戶機”。資料統一保存在伺服器上。

這裏所說“伺服器”是一個軟體的概念,說某台電腦是伺服器,不是說它的硬體特徵有什麼特殊,而是說它在一套網路應用系統中所起的“作用”與其它的電腦不一樣。對Excel伺服器而言,在用作伺服器的那台電腦上安裝有資料庫和服務程式,用戶通過網路上的其他電腦(客戶機)登錄到伺服器,從伺服器上的資料庫中獲取資訊,進行各種操作,最終的結果再保存到資料庫中去,通過這種方式實現了資訊的共用。用戶在客戶機上的操作在Excel中進行(企業版用戶也可在網頁上進行),與通常操作一個Excel檔的方式幾乎一樣,但背後的事情發生了變化。

 

1.3.3 運行環境要求

硬體環境要求

局域網

最簡單的局域網,可以採用一個集線器把幾台電腦聯起來。也可以是由不同的網段組成的大型網路。

 

伺服器

安裝Excel伺服器軟體時,需要選定網路中的一台電腦安裝服務端程式和資料庫,這台電腦稱為伺服器(也稱服務端電腦)。用普通的PC機就可以做伺服器。因為資料庫存儲在伺服器上,所以在條件允許的情況下,應盡可能使伺服器的配置高一些。

推薦的伺服器配置:

CPU P4 2.8GHZ,記憶體:512MB以上,硬碟80GB以上。

如果選用的是Excel伺服器企業版,而且有外地分支機搆需要通過互聯網使用系統,可以對伺服器進行主機託管,以保證有足夠的帶寬。

 

客戶機

網路中除了伺服器之外的其他電腦。建議配置:

CPUP3 1GHZ,記憶體 256MB,硬碟 40GB

 

硬體的配置可以隨本企業的情況變動,配置高一點,則運行速度快一點,配置低一點,則運行速度慢一點。

軟體環境要求

 

伺服器

客戶機

作業系統

Windows2000

Windows XP

Windows 2003 Server

Windows 7

Windows 98/Me

Windows 2000

Windws XP

Windows 2003 Server

Windows 7

資料庫

SQL Server 2000 / MSDE 2000 / SQL Server 2005/2008

不需要

應用軟體

MS Excel 2000及以上版本

IE 5.5及以上版本

 

如上表所示,在伺服器上需要安裝資料庫。目前Excel伺服器支援的資料庫產品是MS SQL Server2000MSDE2000MS SQL Server 2005。其中MSDEMS SQL Server2000的桌面版,它與其他兩種的差別是:

免費

有容量的限制,資料庫最大不能超過2GB

沒有用戶端管理工具

 

1.3.4 學習導航