如何建立勤哲Excel服务器模版?（3）

四、定义单一数据项

回顾在2.2节中我们给出的Excel服务器模版的定义，模版是5项内容的集合，其中“表样”和“数据项/数据表”定义是所有模版都必须有的。前一节我们定义了“客户登记表”模版的表样，本节学习如何定义“客户登记表”模版的数据项。

什么是数据项

数据项指的是模版表样中需要填写内容的那些空白单元格。若干相关的数据项可以组成一个数据表。

数据项的定义包括以下内容：

1）  区域地址和名称，它表明所填写的信息的含义。比如在《客户登记表》模版中，C3单元格就是一个数据项，它的名称是“客户名称”

2）  数据类型，它表明空白单元格中可以只能填写什么类型的信息，比如“客户名称”数据项，只能填写不超过100个字符的文字，而不能填写数字或日期。

3）  是否必填，它规定按模版格式填写实际的表单时，此数据项可否空白不填。比如在《客户登记表》中，“客户名称”是必填项，而“网址”不是必填项。

4）  填写规范，指对所填数据的要求，通常有几种情况，一是默认值，如“登记日期”的默认值是当前日期；二是下拉列表选择或树型选择，如“省份”就不能随意填写，而是在相应的位置有一个事先定义好的下拉列表，列举了全部31个省、市、自治区，填表时只需要从中选择。三是自动编号，如“客户编号”可以自动产生。

5）  主键。主键的目的是保证唯一性。比如在“客户登记表”模版中，我们把“客户名称”定义为主键，就意味着不管填了多少张《客户登记表》，“客户名称”都必须彼此不同。因为通过Excel服务器填写的表单上的内容最终都保存到数据库中，所以这里所说的“彼此不同”不是靠人为的小心谨慎来做到，而是由系统自动控制的；如果您对同一个客户填了两张《客户登记表》，第二张表保存时系统自动会通知您发生了数据重复，保存无法通过。

6）  其他内容，包括是否隐藏、填写下一张时是否清空，如何排序等。

数据项又称为“字段”，在下文中，这两个词是同样的含义。

定义数据项的操作方法

下面，我们以定义《客户登记表》上的单一数据项为例，说明数据项的定义过程。

1）  按以下方法打开《客户登记表》模版。

a)         如果还未登录，按2.1节所述方法登录

b)        选择菜单“模版à打开模版”，出现以下窗口：

c)        在上面窗格中选中《客户登记表》，然后双击下面窗格中的“V1（在用）”图标。（或单击“V1（在用）图标”，然后按[打开]按钮）。

2）  按住Ctrl键，然后用鼠标左键依次选中要填内容的空白单元格，如下图所示：

3）  选择菜单“模版à定义单一数据项”（或者单击鼠标右键，从弹出菜单中选择“定义单一数据项”）。弹出如下窗口

4）  “选中单元格”处显示的是上一步选中的那些空白单元格/单元区域的地址。每一个选中单元格/单元区域都要定义成一个数据项。
点击按钮[左侧单元名称]，意思是用空白单元格左侧的单元格中的内容为空白单元格命名。例如，用C2单元格左侧的单元格（B2）的内容为C2单元格命名，而B2的内容是“客户编号”，所以C2单元格对应的数据项命名为“客户编号”。
点击[下一步]

5）  窗口显示如下图所示。选择“组成新数据表”，文本框内容改成“客户”，按下一步

6）  窗口中显示出数据项的列表，选择每个数据项的数据类型，如下图所示。

在本例中，客户名称和通讯地址选择“名称或地址”，电子邮件和网址选择“文字(100字以内)”，其它数据项均选择“文字(20字以内)”。

选好数据类型后，按[下一步]。

7）  窗口显示如下图，不改变默认选择，直接按[完成]

8）  窗口消失，回到《客户登记表》的设计状态，保存并关闭模版

单一数据项 vs 重复数据项

在上述的操作过程中，细心的读者可能已经注意到，模版菜单下关于数据项的子菜单有两个，一个是“定义单一数据项”，另一个是“定义重复数据项”。为什么数据项有“单一”和“重复”之分，它们有什么区别呢？

在我们的《客户登记表》模版中，C3处是一个数据项，叫做“客户名称”。之所以称其为单一数据项，是因为每一张具体的《客户登记表》上，“客户名称”只有一个。若有两个客户，就要填两张不同的《客户登记表》。

如果我们把《客户登记表》的模版格式改成下面的样子，情况就不同了。

这种格式的《客户登记表》，每填一张，可以同时包含多个客户的信息。在这里，我们把区域C3:C15定义为一个数据项，叫做“客户名称”。但一张报表上的客户名称却不是一个，该区域中的每一个单元格的内容都是“客户名称”的一个具体的取值。这样的数据项，就称为“重复数据项”。

在上例中，客户编号、客户类别、客户名称、通讯地址、邮政编码、联系人、电话、传真都是重复数据项，它们有个共同的特点，就是虽然身处不同的列，但其对应区域的起止行号是相同的，都是从第3行到第15行，它们组成的数据表，称为“按行循环”的数据表。也就是说，每行代表一个客户的信息。自然，重复数据项还能组成“按列循环”的数据表和“交叉表”。

由此可见，一个数据项是“单一的”还是“重复的”，是由模版的表样决定的。

在第5章，我们将学习重复数据项的定义方法。

http://www.qinzhe.com上有勤哲Excel服务器教程和软件下载。